No deje que su 'e-mail' le robe 75 días al año: claves para ahorrar tiempo y ser más eficaz

MADRID.- Si ha comenzado a leer este artículo con interés probablemente sea usted uno de los cientos de profesionales que cada día observa cómo el buzón de entrada de su correo electrónico se satura.Quizá se encuentra entre el 84% de los profesionales que reconoce sustituir una llamada teléfonica por un correo -según un estudio de Global Estrategias- y, a su pesar, comprueba cómo pasa buena parte de su jornada laboral utilizándolo, hasta el 40% y más.¿Exagerado? se pregunta 'El Mundo'.

Le proponemos un ejercicio muy simple: si envía y recibe una media de 75 e-mails diarios y lo multiplica por 240 días laborables, el resultado son 18.000 mensajes anuales.

Pongamos una media de dos minutos por correo, supone 600 horas al año, nada menos que 75 días laborables al año destinados al sano ejercicio del e-mail. Una cifra muy modesta si la comparamos con el tiempo que puede desperdiciar una gran compañía: Novartis maneja nada menos que 48 millones de correos electrónicos al mes.

Mantenga a raya su correo

A juzgar por las cifras, no es una cuestión que las organizaciones pueden tomarse a la ligera. Tim Burress, creador de la metodología Eficiencia y etiqueta del e-mail que imparte People Excellence, explica que si un profesional destina unas dos horas y media diarias a procesar sus correos electrónicos, con una media de 20.000 e-mails al año, es muy fácil ver cómo disminuye su productividad.

«Cuando el profesional limpia su correo, pierde de vista la prioridad y los asuntos fácticos de la compañía al concentrar su atención en temas irrelevantes». Entre las recomendaciones para utilizar eficazmente el e-mail Burress, ha diseñado las herramientas 1-2-3 y A-B-C, una técnica que ayuda a ganar eficiencia.

En el primer caso se trata de reducir el número de correos electrónicos: cuantos menos envías, menos recibes; en segundo lugar mejorar la calidad de los e-mail que se emiten especificando el tema, el núcleo de la información y el cierre. «A veces se comete el error de iniciar un mensaje con información secundaria, por ejemplo, interesándose por la familia y asuntos no relacionados con el trabajo. De manera que cuando se llega al núcleo de la cuestión el receptor se pierde», asegura Burress.

Por último hay que enseñar a los demás a utilizar este medio.Esta estrategia se combina con el A-B-C: reforzar el tema y esculpir el cuerpo, siendo en todo momento muy concreto y claro en el contenido, sólo así se consigue impactar en el destinatario y lograr el resultado deseado... sin enfados.

En caso de ofensa, no caiga en la tentación de responder rápidamente.Según el estudio de Global Estrategias, seis de cada diez profesionales reconocen haberse enfadado por el contenidio de un correo electrónico.No sentirse intimidado por la presencia física del otro o la falta de comunicación no verbal que nos ayude a interpretar el mensaje son algunas de las causas.

Ganar eficiencia

1. Especifique de forma clara el asunto del mensaje.

2. Escoja el destinatario al que realmente interesa la información.

3. Evite la opción 'responder a todos'.

4. Concrete el mensaje mencionando en primer lugar lo más importante.

5. Evite el 'e-mail' para asuntos que se solucionan con una breve charla.

«Las personas están perdiendo su boca»

Tim Burress ha dedicado más de cinco años a acumular y a analizar datos de más de 20.000 estudios de empresas sobre correos electrónicos, almacenamiento de información y encuentros más eficientes.

Coautor de 'La invasión de los e-mails', Burrress asegura que revisa su correo electrónico tres o cuatro veces al día y que nunca tiene más de 44 mensajes en su bandeja de entrada. «Es lo máximo que se puede gestionar». En un tono conciliador con la tecnología -«es necesario entenderla para aprender a manejarla»- afirma que los profesionales están perdiendo su boca y afirma que , «la calidad de la comunicación está descendiendo por el uso del 'email'. El arte de la conversación ha muerto».

Añade que en Estados Unidos la comunicación verbal tiene los días contados, «porque el 70% de las llamadas telefónicas se archivan sin respuesta en un buzón de voz, de manera que muchas de ellas nunca llegan a su destino. La alternativa es recurrir al correo electrónico, un sistema de comunicación que parece no tener fin.

Con este volumen de información que va al mismo saco, los líderes corren el riesgo de convertirse el gestores de información, en vez de estrategas de negocio». La paranoia colectiva por el 'email' ha llegado a los tribunales, esta vez con emoticonos malinterpretados.Burress recuerda el caso de una secretaria que denunció por acoso sexual a su jefe por utilizar el símbolo ;-).